Pada setiap awal kuartal atau tahun fiskal, Anda mungkin meninjau performa usaha dan mulai membuat rencana yang bisa membantu mendorong bisnis untuk beberapa bulan ke depan.
Saat menentukan target-target, tentu Anda juga memperhatikan pentingnya melindungi aset-aset yang sudah dimiliki. Ini tentunya termasuk dokumen dan data penting. Bayangkan apa dampak yang timbul jika file atau dokumen yang penting tersebut hilang.
Yang jadi masalah, apakah Anda yakin sudah melakukan langkah-langkah pencegahan yang menjamin adanya rencana backup?
Menurut Darric Hor, General Manager Symantec Indonesia dan Filipina, mengubah dokumen ke format digital adalah salah satu cara untuk menjamin adanya satu salinan yang aman dan Anda bisa mengakses informasi itu dengan segera saat ada bencana atau keadaan darurat.
Berikut ini beberapa tips dasar untuk Anda yang ingin melindungi aset serta memastikan dokumen penting tetap aman dan bisa diakses:
Gunakan scanner (pemindai) biasa untuk membuat salinan digital dari berbagai dokumen, termasuk catatan finansial, polis asuransi, form sumber daya manusia, dan lain-lain.
Buat file digitalnya dalam format yang standar, seperti .pdf atau .jpg, hal ini akan memungkinkan Anda mengakses file tersebut dari perangkat apapun tanpa khawatir soal kompatibilitas.
Selain kertas-kertas penting, mungkin Anda perlu mempertimbangkan untuk melakukan digitalisasi gambar, video, dan multimedia lain yang digunakan perusahaan Anda dalam operasional dan pemasaran.
Saat proses pengarsipan selesai, salin informasi itu ke dalam CD atau DVD dan simpan di tempat aman seperti safe deposit box di bank atau kirimkan juga ke penasihat hukum Anda.
Karena aset perusahaan Anda bisa berubah secara signifikan dari tahun ke tahun, lakukan pembaruan arsip setahun sekali -- atau, setidaknya, lakukan setiap kali ada perubahan aset yang signifikan.
Membuat arsip digital dari informasi penting akan membantu melindungi perusahaan Anda dari kejadian tidak terduga dan menyediakan sebuah backup seandainya dokumen fisiknya hilang atau tidak bisa diakses. (art)
